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Ordnung und Sicherheit


Apostillen und Beglaubigungen für Legalisationszwecke

Hand mit verschiedenen Flaggen

© vege/Fotolia

Die Bezirksregierung Münster beglaubigt alle im Regierungsbezirk Münster ausgestellten öffentlichen Urkunden, die für den Gebrauch im Ausland bestimmt sind. In einem besonderen Verfahren wird die Echtheit der vorgelegten Unterschriften auf den Dokumenten festgestellt. 

Beglaubigung für Legalisationszwecke

Deutsche öffentliche Urkunden werden in vielen Fällen im Ausland nur dann anerkannt, wenn ihre Echtheit in einem formellen internationalen Verfahren festgestellt worden ist. Die Verfahrensschritte beinhalten die jeweilige Bestätigung

  • der Echtheit der Unterschrift,
  • der Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner gehandelt hat und
  • der Echtheit des Siegels

mit denen die Urkunden versehen sind.

Die Beglaubigung ist ein Verfahren der amtlichen Bestätigung, das von einer bestimmten deutschen Behörde auf der inländischen öffentlichen Urkunde vorgenommen wird. Danach erfolgt die Legalisation der beglaubigten öffentlichen Urkunden. Diese erfolgt durch einen Beamten der Botschaft oder des Konsulats des Staates, in dem die Urkunde benötigt wird. Einige Auslandsvertretungen verlangen vor der Legalisation eine Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt in Köln.

Apostille

Ein weiteres Verfahren zur Echtheitsbescheinigung ist die „Haager Apostille“. Eine Apostille wird für die Staaten benötigt, die dem Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation beigetreten sind (Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961). In diesem Fall erteilt eine dazu bestimmte deutsche Behörde die Apostille auf der Urkunde. Eine Beteiligung des Konsularbeamten ist nicht mehr erforderlich.

Öffentliche Urkunden

Öffentliche Urkunden sind beispielsweise

  • Aufenthalts-, Melde- oder Ledigkeitsbescheinigungen
  • Personenstandsurkunden
  • Hochschulurkunden
  • Schulzeugnisse (Beglaubigung nur im schriftlichen Verfahren) 
  • gerichtliche und notarielle Urkunden
  • Bescheinigungen der Verwaltungsbehörden.

Privat erstellte Urkunden fallen nicht in den Bereich. Zu den privaten Urkunden gehören beispielsweise

  • formlose Kaufverträge
  • formlose Vollmachten
  • eigenhändige Testamente
  • ärztliche Atteste

Sind diese privaten Dokumente von einem Notar oder einer Behörde beurkundet, gelten sie als öffentliche Urkunden.

Zuständigkeit der Bezirksregierung Münster

Die Behörde ist beispielsweise für nachstehende Urkunden zuständig:

  • Aufenthalts-, Melde- oder Ledigkeitsbescheinigungen; Ausstellungsdatum nicht älter als 3 Monate
  • Personenstandsurkunden wie Heiratsurkunden, Geburtsurkunden und ähnliche; Empfehlung: Ausstellungsdatum nicht älter als 6 Monate
  • Ärztliche Bescheinigungen müssen vor Beglaubigung in der Bezirksregierung von der Ärztekammer Westfalen-Lippe vorbeglaubigt werden.
  • Hochschulurkunden wie Diplome, Semesterbescheinigungen und ähnliche müssen durch die zeichnungsberechtigten Mitarbeiter des Studierendensekretariats der Universität vorbeglaubigt werden
    Kopien werden nur akzeptiert, wenn sie im Studierendensekretariat gefertigt wurden.
  • Schulzeugnisse; eine Beglaubigung kann nur im schriftlichen Verfahren erfolgen,  Kopien sind zuvor vom Aussteller des Originalzeugnisses amtlich zu beglaubigen
  • Zertifikate der Veterinärämter
  • Bescheinigungen der Finanzämter (z. B. Ansässigkeitsbescheinigungen)
    Bitte geben Sie bei der Vorlage von Bescheinigungen für Griechenland immer Ihre Steuernummer mit an

Zuständigkeit für andere Urkunden:

  • Führungszeugnis (Auszug aus dem Bundeszentralregister) zuständig: Bundesverwaltungsamt in Köln beziehungsweise Bundesamt für Justiz (bei Beglaubigungen)
  • Urkunden von Bundesbehörden: Bundesverwaltungsamt in Köln oder die jeweilige Bundesbehörde selbst
  • Gerichtliche Urkunden (beispielsweise Scheidungsurteile): Vorbeglaubigung durch Amtsgericht, danach Landgericht
  • Private Urkunden wie Vollmachten nach notarieller Beglaubigung: Landgericht
  • Übersetzungen von allgemein ermächtigten Übersetzern: Landgericht
  • Ausländische Urkunden: Das jeweilige Land, aus dem die Urkunde stammt
Karte Regierungsbezirk Münster

Karte des Regierungsbezirks Münster mit seinen fünf Kreisen und drei kreisfreien Städten © Bezirksregierung Münster

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Antrag auf Beglaubigung oder Apostille

Die Dokumente können formlos schriftlich der Bezirksregierung zugesandt werden. Wichtig ist die Angabe des Landes, in dem die Urkunde vorgelegt werden soll. Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel fünf bis zehn Tage. Es ist deshalb ratsam, die Legalisation frühzeitig zu beantragen.

Für die Bearbeitung muss die Urkunde im Original eingereicht werden. Der Antrag soll eine Größe von DIN A4 (keine kleinen Zettel) haben.

Ohne detaillierten Antrag (Name, Anschrift, Angabe des Landes, Unterschrift) können Ihre Dokumente nicht bearbeitet werden. Oder Sie verwenden unser Antragsformular, siehe Downloads.

Urkunden, die einer Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt bedürfen, sind mit einem Antrag an die Bezirksregierung zu senden. Diesem Antrag ist ein zusätzlicher Antrag an das Bundesverwaltungsamt beizufügen. Die Urkunden werden nach Vorbeglaubigung durch die Bezirksregierung Münster direkt an das Bundesverwaltungsamt zur Endbeglaubigung weitergeleitet.

Kosten

Die Gebühr für eine Apostille beträgt in der Regel zwischen 15 und 30 Euro. Im schriftlichen Verfahren liegt der behördlichen Post eine Gebührenrechnung bei, die per Überweisung zu begleichen ist. Bei Besuch in der Behörde ist grundsätzlich bar zu bezahlen.

Antragsteller, die im Ausland wohnen, müssen die Gebühr für die Apostille oder Beglaubigung für Legalisationszwecke per Vorkasse, gebührenfrei für den Empfänger, begleichen. Vor Antragstellung sollte telefonisch oder per E-Mail mit einem der Ansprechpartner der Bezirksregierung Münster Kontakt aufgenommen werden. Eine Gebührenrechnung mit Bankdaten wird dann an den Antragsteller übermittelt.

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Rechtsvorschriften

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Servicezeiten

Bitte beachten Sie die Servicezeiten:
Montag, Mittwoch, Donnerstag 8.30 – 11.30 Uhr und 13.30 – 15.00 Uhr
Dienstag und Freitag geschlossen

 

Schulzeugnisse können nur im schriftlichen Verfahren beglaubigt werden, nicht während der Servicezeiten. 

 

Postanschrift:
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Dezernat 21
48128 Münster 

Besucheranschrift:
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Domplatz 13
Zimmer 419, 4. Etage
48143 Münster

Downloads

Hier gelangen Sie zu den gewünschten Downloads und Formularen der Bezirksregierung Münster. Sortiert nach Themenfeldern werden Ihnen in Schritt 3 und gegebenenfalls 4 die entsprechenden Dokumente zum direkten Download angeboten.

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Telefax: +49 (0)251 411-2525

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